Cómo poner código de barras a productos que no lo traen

Por qué hay productos sin código

En un almacén casi todo viene con código impreso de fábrica y el problema no existe. Pero hay rubros completos donde la mitad del catálogo llega pelado: repuestos automotrices, ferretería a granel, importaciones directas, productos de proveedores chicos, mercadería fraccionada, artesanía, cualquier cosa que se venda por peso.

Ahí la caja se hace lenta de una forma específica y agotadora: el vendedor tiene que buscar el producto por nombre en una lista de miles, decidir cuál de tres variantes parecidas es la correcta, y digitar el precio de memoria o de un papel pegado al mesón. Cada venta toma el triple y cada error de tipeo desordena el stock.

La solución no es esperar a que el proveedor se ponga al día. Es generar tú el código.

Código interno o código GS1: la distinción que importa

Acá hay una confusión que cuesta plata, y conviene aclararla antes de hacer nada.

Código interno

Es un código que generas tú y que solo tiene sentido dentro de tu operación: tu caja, tu bodega, tus etiquetas. Nadie fuera de tu negocio necesita entenderlo. No requiere registrarse en ninguna parte, no se paga, y basta con que sea único dentro de tu propio catálogo. Para la enorme mayoría de los comercios, esto es todo lo que se necesita.

Código GS1

Es un código globalmente único, construido sobre un prefijo de empresa que se registra en GS1 Chile. Sirve cuando tu producto va a ser escaneado en la caja de otro comercio: si fabricas, importas para distribuir o quieres entrar a un supermercado, necesitas esto y no hay atajo.

Un detalle práctico: al generar códigos internos conviene reservarles un rango propio, para que nunca colisionen con los códigos de fábrica de los productos que sí los traen. Un sistema serio hace eso solo.

Qué formato usar

Para cobrar en caja, EAN-13 es la elección segura: es el formato que todo el ecosistema entiende, y si mañana cambias de sistema o de lector, tus etiquetas siguen sirviendo.

Cómo hacerlo, paso a paso

1. Ordena el catálogo primero

   Antes de generar un solo código, limpia los duplicados y define bien las variantes: si un mismo repuesto está tres veces con nombres distintos, vas a terminar con tres códigos para el mismo producto y el stock nunca va a cuadrar.

2. Genera los códigos desde el sistema

   El sistema asigna un EAN-13 propio a cada producto que no traiga uno de fábrica, dentro de un rango reservado para no chocar con los códigos reales. No es algo que se haga a mano en una planilla.

3. Imprime las etiquetas

   Con una impresora térmica de etiquetas, o con hojas adhesivas precortadas si el volumen es bajo. Cuida el tamaño y el contraste: un código chico impreso en baja calidad no se lee, y un código que no se lee es peor que no tener código.

4. Etiqueta por tandas, no de golpe

   Empieza por los productos que más se venden, que son los que más tiempo hacen perder en caja. El resto se va etiquetando a medida que llega mercadería nueva, sin parar la operación.

5. Etiqueta la repisa, no cada unidad

   Para productos a granel o de rotación muy alta, etiquetar cada unidad es trabajo perdido. Se etiqueta la ubicación o el contenedor, y el vendedor escanea desde ahí.

Qué equipo necesitas de verdad

Es menos de lo que suelen decirte. Para partir basta con el teléfono que ya tienes: la cámara escanea perfectamente en un local de volumen bajo o medio, y te permite probar todo el flujo antes de comprar nada.

El lector físico se justifica cuando hay fila. Es más rápido, funciona con mala luz, no depende de la batería del teléfono y el vendedor lo usa sin mirar. Un lector con cable conectado por USB es lo más simple y lo más barato, y para casi todos los comercios es suficiente.

La impresora térmica de etiquetas es el tercer equipo, y solo hace falta si vas a etiquetar volumen. Antes de comprar cualquiera de los tres conviene probar el flujo completo con lo que ya tienes: nos ha tocado ver negocios con un lector caro guardado en una caja porque el sistema nunca llegó a usarlo.

Todo esto está integrado en el software de inventario y punto de venta: genera el EAN-13, imprime las etiquetas y cobra escaneando, con el stock descontándose en la misma operación. Antes de eso, conviene tener resuelto cómo vas a emitir la boleta electrónica y cómo vas a dejar de llevar el stock en una planilla, que son las otras dos piezas del mismo problema.

Preguntas frecuentes